如何协商和执行最佳运价：综合指南

放弃百分比削减或使用“Excel中的方程求解”来确定明年的支出是一个经过时间考验的过程，需要挑战。虽然货运被认为是一种商品，但它还有更多的含义，从顶部往下推的Excel电子表格RFP甚至在箭头从箭袋中拔出之前就错过了目标。

当今动态的物流和供应链环境需要战略规划；战略的执行；对目标的衡量；根据行业基准进行分析；以及持续改进。

在本文中，我们将概述在新时代成功执行RFP的关键，并提供在流程完成后从货运RFP中获得最大结果的方法。虽然这是关于征求建议书（RFP），但这些步骤也适用于一次性车道报价。

大型货运RFP流程的关键组成部分

最佳RFP有三个组成部分：1）您的业务运营所在车道的实际市场价格；2） 实际数据；3）纳入优质货运供应商。

这三个项目的重要性不能过分强调，所以让我们详细介绍每一项。

1.与自己谈判，以市场为基准

如果发货人只选择了我们的一个建议，请选择这一个。“停止与自己谈判”的意思是停止按去年的支出推动减排目标。

在大数据与透明度，托运人需要知道，他们有能力通过市场上的各种费率指数，利用承运人和物流公司手边的相同市场数据。这些综合指标基于车道、区域、地点、合同、模式类型、投标验收水平等。

在任何托运人的RFP流程中，仅在RFP流程中采用这一步骤都会改变游戏规则。它将托运人移动到运输路线中的点位置招标流程．通过使用多种价格指数，托运人可以识别他们在价格谈判中的“真正”潜力。我们看到一些货主发现他们的目标太低了，因为他们的目标是基于前一年的支出。

其他的托运人发现他们的运价与市场价格持平或低于市场价格，这正是提供给管理层所需的信息，让他们知道他们的物流团队正在超越市场和竞争对手。托运人既可以自己购买指数，也可以自己购买聘请物流咨询团队进行分析，或协助执行托运人的RFP流程。

2.数据、数据和数据

请放心，如果托运人没有数据，与他们有业务往来的承运人有。数据的问题是一样的:信息越多越好。更多的数据产生的对话不仅仅是“费率是多少”，而是“我们如何获得更好的优质服务价值?”

RFP使用的数据应至少为六个月，如果不是十二个月的话。

这些数据应该包括实际的提货和交货地址，每条航线上货物的运费特征，以及提供关于承运人将需要如何在这些地点成功运营的任何出发地和目的地要求的细节。

信息应该是实际数据，而不是平均值的平均值，因为承运人将根据一般信息对冲风险。对细节的任何延伸都会适得其反。

举个例子，当我们看到发货人增加数量，使数量看起来比实际要大。

货运商的报价取决于优化其网络的信息，因此，如果运量达不到预期，价格将发生变化，或者承运人将拒绝投标。你也可能错过其他运营商，因为他们不想在更高的流量下失败，所以他们会在车道上通过。

• 数据中包含的运费特征

• 始发地/目的地邮政编码
• 交付周期
• 即期、合同或特殊项目费率
• 燃料成本
• 附加费率
• LTL的NMFC
• 交通需求
• 重量
• 尺寸

3.购买更好的容量

有了以上数据，汽车承运人和物流服务提供商将调查其市场数据，以审查市场容量、季节性，并审查将托运人的运费添加到其网络中的好处，以评估其是否会提高其收益率，从而确定他们将提供的最终价格。

记住，在货运方面，并没有一刀切的解决方案；货运评级过程必须是托运人和货运供应商的双赢。尽管如此，托运人需要使其承运人和物流服务提供商基础多样化。

既要引进大型货运供应商，又要吸纳那些渴望在服务、价格和价值上有所作为的小型货运供应商。另外，看看物流供应商可能提供的替代模式或解决方案，如添加53'联运能力或更多的批量LTL托运人的复杂路线建议物流服务提供商（LSP）可以利用他们的技术。在讨论货运供应商时，规模越大并不总是越好，但更多的选择和多样性则越好。

货运招标流程

寻找和计算运费不是一个容易的过程，所以花点时间去寻找最适合你公司的运费。

在处理RFP时，请记住，您的竞争对手是在您的业务运营通道中运送产品的每个人。要强调“人人都是你的竞争对手”的含义，就意味着你必须考虑美国人口普查数据表。今天有600万家公司在营业. 有大约130亿平方英尺的工业空间,9亿英亩农田例如，数百个基础设施项目等，这些项目都需要与贵公司所追求的相同的产能。

因此，要想登上榜首，首先要了解运营商根据承诺的托运人的运力所需的覆盖率来构建其航线，然后在某种程度上按照先到先得的原则来工作，以优化其费率合同业务的资产，同时满足最大数量的托运人请求。

综上所述，运费购买不像许多人试图将其插入的商品购买。您有一个保证的价格和数量，为了确保您的业务走在前列，您需要将其作为RFP流程的一部分，以找到最适合您业务需求的运营商。

所以，有了这些想法，让我们开始处理细节。

• 具有敏锐的RFP流程

托运人应制定正式流程，邀请货运供应商（资产和非资产）加入其投标流程。并不是每一家出现的航空公司都应该被纳入竞价的核心圈子。

• 这不全是价格问题

托运人和货运供应商经常发现自己跳进了价格游戏，然后跌跌撞撞地走出大门，或者根本就不满足托运人的需求，因为在完全了解托运人的需求之前就已经报出了价格。

事实上，最好的价格是通过相互评估过程得出的，货运供应商和托运人公开他们的优势、劣势和要求。

在邀请货运商提交费率之前，以主观方式对其进行审查。在货运公司被纳入投标之前，托运人需要弄清楚如何最好地审查他们想要参与这一过程的货运供应商集团。

我们的建议是，初步审查将以书面和口头形式进行。

可以问的问题可以围绕以下主题:能力、可靠性、保险、许可证、技术、安全、财务实力、参考资料和任何其他托运人的关键项目。

每个项目的重要性因托运人而异，应分配重量。当货运商回答问题时，应将问题记录下来，然后根据重要性的权重进行衡量，以消除选择参与提交费率的承运人过程中的主观性。

当托运人通过最初的审查步骤时，他们需要开放并分享什么是关键的，什么让他们夜不能寐。货运公司可能会在流程中添加一些额外的解决方案，这些解决方案将显著提高托运人供应链中的货运流程和效率。

如果在这一步，托运人没有看到承运人走开，那么可能没有足够的信息被共享。

不是每个货运公司都对每个托运人有利，也不是每个托运人都对货运服务提供商有利。

• 了解有关承运人运营的所有信息

作为审查过程的一部分，托运人需要尽可能多地了解他们在费率投标过程中邀请的承运人的运营情况。需要了解他们的货运如何适应货运提供商的运营模式。一周中可能有几天；一个月内的特定周数；或者一年中的特定月份，承运人可能无法以托运人需要的价格提供运力。通过挑选最适合货运供应商的货物，托运人将以最具竞争力的价格获得所需的运力。对于时间关键型运输，可能有多式联运车道，与卡车选项具有相同的运输方式，从而显著节省成本。

托运人需要考虑他们所包括的货运供应商如何在全年提供能力，特别是在旺季。

货运供应商喜欢谈论他们的优势，但也明白他们也有弱点，并让他们谈论这些弱点是什么。了解运营商如何处理问题和解决问题。在将费率纳入方程式之前，对个别货运公司了解得越多越好。

• 评估货运供应商的适合性

记住，这并不是价格的问题，所以不要短时间改变流程。仅邀请符合条件的货运供应商参与费率提交步骤和评估。

• 了解你所在车道的市场特征

在评估航线时，了解有些航线的托运人更适合参与现货市场，而其他航线的托运人则需要在保证价格和运力的协议下。根据保证合同，价格在一年中的某些时候可能会更高，但在高峰时期，在所需容量下，价格会显著降低。

• 关键和高交易量通道上的对冲押注

车道可能很关键，但交通量不高。也可能有一些车道交通量大且非常关键。在这两种情况下，托运人都需要知道，当涉及到关键通道时，失败不是一种选择，并通过将通道授予多个供应商来对冲赌注。在套期保值过程中，请记住了解运营商运营优势的早期步骤，以便对劣势进行套期保值。

不参与联运的托运人需要全力以赴，将IMC（联运营销公司）纳入其中，以帮助对冲运力押注。如果托运人不确定多式联运可能适用于何处，则他们可以移交所有通道，并让IMC返回适合其网络的通道。

• 了解燃油表和附件

附加费需要被理解和协商。这些附加费用通常会出现在协议的末尾，或者在协议中的一个网站上。你需要了解这些费用何时开始发挥作用，如果托运人不准备尊重附属品，然后谈判他们出去或走开。这是不公平的货运供应商支付的成本，货运供应商自己不得不承担服务的通道。

在燃料方面，我们建议托运人制定他们希望所有承运人使用的燃料计划。

• 愿意妥协

确定发货人需要的关键项目并对其进行权衡的另一个原因是创建了一个列表，该列表成为有意义谈判的基础．

互谅互让的谈判将产生双赢的协议。谈判的关键是托运人交付所承诺的货物，然后期望承运人交付同样的货物是合理的。

评估货运RFP响应和服务选项

同样，这不是一个一刀切的过程，所以你需要有一个有辨别力的投标过程，从中消除情绪，并驱动价值和质量问题。

无论您做什么，都不要根据Excel电子表格中的“排序”功能做出RFP决策。你花了太多的时间去了解货运商的优势和劣势，而没有找到一条简单的出路。继续努力，确定哪种运营商组合将为贵公司的物流和供应链战略带来最佳价值。

在您正在评估的运营商基础内寻找创造性的解决方案。找到那些在报价中投入了与您相同努力的运营商。很多时候，你会回顾一个糟糕的货运供应商的决定，你会记得他们是几天内反应最快的，这意味着他们没有做好准备来确保你的业务适合他们。

正如我们前面所说的，运费远不止长途运价本身。在您的评估中需要考虑的一些事情是：

• 可以做些什么来优化评级，以适合您的运费，而实际上成本较低？
• 举个例子，如果你有“重”货，你能不能找一个卡车供应商，让它运行更轻的设备，让你把另外5000磅货放到卡车上，以实际成本每磅改进?
• 您的业务有哪些适合承运人的货运特点，以节省托运人和承运人的费用，因为这些将是服务最佳的航线。
• 如果你在基本价格上多付一点，会有其他好处来减少配件，损坏或零售退款，因为迟或早交货。
• 从货车到联运的模式转换是有意义的。
• 建议可能的LTL合并或两站式卡车装载。
• 一家专门为您的产品组合提供货运服务的供应商，它有办法减少损失。
• 哪些货运商会就附加费进行谈判？
• 提议的费率结构和数量承诺是什么？
• 你评估的航空公司会接受你的标准化燃料矩阵吗？
• 投标书中是否有物流服务提供商提供额外服务，这些服务将花费时间和人员在您的货运过程中？
• 例如，他们是否提供管理服务程序这需要在货运执行过程中采取许多步骤。

考虑到上述情况，并掌握了RFP响应数据，现在是时候评估响应，以解决每个应答者的成本和服务组件。

在您提出问题以确保完全理解服务提供的情况下，使此评估过程成为一种互谅互让的折衷方式。如果有供应商处于成本范围的高端，询问原因的详细信息；同时，对最底层的人做同样的事情。最低价可能意味着他们错过了一些东西。

作为其中的一部分，还要看看你现有的货运供应商在与新加入者的竞争中处于什么位置。现任者有更多关于你的货运特点以及船运码头和收货码头行为的信息，这些信息将告诉你一些关于你的货运的信息，这些信息可以改进以获得更好的定价。

有一个例子是，现任者可能会告诉你，你的运费是昂贵的运行是在交货时间。在按时和按预算交付货物时，提前期是一个经常被忽视的因素然而，这可能是依赖合同费率的托运人与提高了的现货市场运力之间的区别。

在容量受限的市场中，管理交付周期的重要性呈指数级增长，即使托运人与其使用的承运人基础签订了合同。

因此，如果你的交付周期很短，你基本上是要求你的运营商运营一个加急航运计划对你来说，这对他们和你来说都是昂贵的。它还为更多的服务故障打开了供应链，因为作为“典型”卡车货运计划运行的可能实际上是一个加速计划。

执行已授予的货运请求书

所以，现在你已经做出了决定，哪些承运人是最合适的，将为你的物流方程提供最好的价值。下一步是在物流战略中执行货运投标。

这一步应该经过深思熟虑并以过程为导向。如果不是这样，服务失败和成本超支可能会发生。如果你要搬出一些现任者，那么确保没有任何额外的费用来拆卸他们已经建立起来的拖车或集装箱池。

如果有一个水池需要拆除，则向水池承运人提供运费，让他们将拖车和/或集装箱连同运费一起拉出，并且在他们来取水池时不补充水池。这样一来，就不会有拆毁泳池的成本，因为你将通过“正常”的业务流程来完成。

• 教育用户

正如我们告诉我们的客户：利率是一个利率是一个利率。重要的是一个人所做的事情，以及他所协商的载波容量和速率。话虽如此，物流团队需要对公司内的用户进行培训，让他们了解是什么推动了运价的上涨，这是有很多原因的。在教育方面出现的一些话题包括：短准备时间、速递和次日广播。

• 成为选择的托运人

托运人的选择通常被认为只是一个短语，没有什么分量，但我们可以证明事实并非如此。我们在新的托运人身上已经看到了足够多的例子，承运人因为与运输有关的各种问题而拒绝运输货物等待时间、交货时间、通讯、设施、装载过程等C不是首选的发货人会增加成本并降低容量。

• 根据RFP和市场指数衡量绩效

RFP不应是一个年度事件，而是一个连续的过程，在该过程中，货运供应商根据费率、服务和市场指数进行衡量。原因是货运市场沿着供需曲线和承运人服务绩效线不断变化。

试想一下：在不同的年份，有多少航空公司告诉他们的托运人市场已经发生了变化，他们的运营团队要求他们提高运价，否则就有失去运力的风险？

现在想想有多少次，在航线指南中，当前的承运人来到发货人面前，告诉他们市场已经改变了，是时候降低运费了。

虽然后者确实发生了，但它肯定没有前者发生得多。因此，如果市场在2月份发生变化，并且似乎有经济条件降低了对运费的需求，那么托运人可能会在下一次招标之前支付超过市场价格的运费，并获得较少的服务。

• 技术

这是关于效率、卓越执行、数据和分析的。我们继续发现，各种规模的公司都在使用过时的TMS技术、Excel电子表格或Access数据库运行其关键供应链。我们在这里是要说，托运人有选择权。

随着技术价格的下降和功能的指数级扩展，移动到顶级的决策TMS技术看起来仍然很容易，因为ROI障碍在12个月内就能实现，而且实现时间可能在30到60天之间。

这项技术本身的成本大约是每批4美元，加减一美元取决于托运人的大小。

技术方面的另一种选择是将运费流程从招标外包到运费审计，并支付给LSP。在这些计划中，托运人获得技术、行业专业知识、卓越执行力和所有分析，将其供应链提升到另一个水平，同时专注于向市场提供的核心业务。就像这项技术本身的成本一样，成本远低于许多人的想象，在15美元到25美元之间。定价取决于计划的复杂性和数量，就像管理货运计划的技术一样，可以快速实现投资回报。

• 数据和信息

在当今复杂的供应链中，信息往往比货物本身更重要。今天的技术可以轻松地将装运数据转化为可操作的信息，以便在将来更好地执行和管理KPI。在考虑一个问题时，经常会忽略的好处经颅磁刺激平台是指它存储的数据量，以及这些数据对改善公司供应链战略方向的作用。

当一个TMS在决策树上更远处时，外包运费审计和支付功能可以带来大量数据，以了解运费和其他可能与市场定价冲突的重要运输数据。同样，完整的TMS是最好的选择，因为它不仅仅是一个成本分析工具。TMS为运营带来效率，并为内部和外部客户提供实时可视性，以便对成本和服务进行日常优化管理。

• 分析和改善

技术和数据的关键是根据预算、市场数据和服务跟上绩效分析，这样就可以做出不断改进。如果没有测量和工具来发现阻碍改进的问题，RFP过程将只是一个每年重新整理一次的文档，它可以给组织带来的力量也就失去了。

结论

在评估降低成本的各个角度时，与核心运营商建立关系将帮助你一路前行。你越将运营商视为合作伙伴，就会有越多的双赢机会，从而降低运营商的成本，这将最终影响到你的底线。

尽早为你的交通伙伴提供尽可能多的信息。如你所见，在确定运费率时需要考虑很多因素。如果你提前提供细节，就不需要来回沟通，订单可以更快地处理，报价也会更准确，通常也更便宜。

计算单一运价很难——在多个承运人和模式选项的情况下更是如此。利用物流合作伙伴和技术是确保运输成本和服务最优化的最佳方式。

在这个过程中要相信并保持耐心，因为将这些要素纳入RFP过程可以帮助托运人和货运供应商建立商业伙伴关系，从而为双方带来长期的双赢关系。

另外，请记住，这篇文章是关于谈判合同价格的。即期汇率通常可以在托运人计划中发挥很好的作用，如果使用得当，但更多关于即期汇率与合同汇率的话题建议阅读货运合同费率与即期费率-综合指南．

我们很愿意成为您下一次投标的对话的一部分，无论是作为一个供应商卡车,多式联运,LTL,管理运输服务或执行RFP流程包括市场数据。

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